Politique de vie privée – Outils 321jobs par e-thichr.

Politique de traitement des données à caractère personnel
Dernière modification: 24/05/2018

Table des matières

1. Introduction protection des données

2. Quelles données traitons-nous ?

3. Comment et pour quelles finalités utilisons-nous vos données ?

4. Vos données sont-elles partagées ?

5. Quels sont vos droits ?

6. Quelles mesures de sécurité appliquons-nous ?

7. Combien de temps gardons-nous vos données ?

8. Politique d'utilisation des Cookies.

9. Modification de la Politique de vie privée.

10. Contact.

1)   Introduction protection des données

Nos équipes mettent tout en œuvre pour vous offrir les standards les plus élevés de service. A cette fin, nous avons besoin de traiter certaines informations vous concernant en vue, notamment, de créer et gérer votre « compte Candidat» ou « compte recruteur » ainsi que tous les services nécessaires à 321jobs dans le cadre de ses activités et de l’exécution de ses obligations contractuelles. Dans le cadre de ces traitements, 321jobs s'engage à traiter vos données de manière confidentielle conformément aux dispositions légales en vigueur.

321jobs accorde une grande importance à la transparence et à la protection des données personnelles. Afin de vous informer de manière claire et complète sur la façon dont nous traitons vos données, nous avons décrit dans le présent document les détails des traitements opérés par les outils 321jobs (ci-après « 321jobs » ou « nous ») tant dans le cadre de l’exécution d’un contrat conclu avec un Client (ci-après le « Client ») que lors de l’accès et/ou l’inscription de toute personne qui n’a pas encore conclu de contrat avec 321jobs (ci-après « l’Utilisateur » ou « Candidat ») (ci-après dénommés conjointement « vous »). Ce document a donc pour but de vous informer davantage sur la façon dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par 321jobs, et dont elles peuvent, le cas échéant, être transmises à des tiers.

Voici quelques définitions qui vous permettront de mieux comprendre ce document:

• « données à caractère personnel ou données » : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (par exemple : un Client ou un recruteur ou un Candidat, chacun étant un Utilisateur);

• « personne physique identifiable » : une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, référence Client ou Utilisateur, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son parcours professionnel;

• « personne concernée » : toute personne physique identifiée ou identifiable ;

• « traitement ou traiter », toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel. Par exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction;

• « profilage » : toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel ou de parcours professionnel pour évaluer certains aspects relatifs à une personne physique.

• « responsable du traitement » : la personne physique ou morale qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. Dans le cadre de la présente Politique de vie privée, 321jobs est considérée comme responsable de traitement conjoints (cf. l’article 10.1);

• « sous-traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement;

• « tiers » : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel;

• « consentement » : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement;

• « autorité de contrôle » : l’Autorité de Protection des Données dont les coordonnées sont reprises à l’article 10.3.
  
  Les « Web Services » comprennent la mise à disposition par 321jobs :

a) de plusieurs sites Web publics, applications ,soit en nom propre, soit intégrés chez des Clients via des pages carrières;

b) d’un « compte Utilisateur » personnalisé accessible via l’interface « Mon Espace Utilisateur » (https://my.321jobs.eu/) du site web www.321jobs.eu ou de ses intégrations chez nos Clients vous permettant, si vous êtes déjà Client / Utilisateur, d’accéder en permanence à vos données personnelles et/ou de les modifier.

c) des moyens de communication électroniques : chat, mails,  etc.

2)   Quelles données traitons-nous?

2.1.Dans le cadre de la fourniture des produits et services proposés par 321jobs

Pour bénéficier des produits ou services proposés par 321jobs, vous devez au préalable fournir à 321jobs des données personnelles vous concernant, hormis pour la simple consultation d’offres d’emploi. Les catégories de données susceptibles d'être traitées dans ce cadre sont, notamment :

• Les données d'identification telles que par exemple: nom, prénom, date de naissance, langue, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone portable et/ou numéro de téléphone fixe, données d’identification de société pour les recruteurs..

• Pour les Clients / recruteurs uniquement : les données de facturation telles que par exemple: adresse de facturation, numéro de compte bancaire, mandat de domiciliation (le cas échéant).

• Si vous êtes déjà Client / Utilisateur 321jobs, les données contractuelles telles que par exemple: référence Client, tarif, produit, contrat.

• Les communications entre vous et 321jobs au moyen des voies de communication disponibles, telles que courrier postal, courrier électronique, SMS et chat Web.

2.2.Dans le cadre de l'utilisation des sites web, des applications et pages carrières 321jobs

Lors de votre accès et/ou de votre inscription et/ou de l’utilisation des Web services proposés par 321jobs, nous collectons et traitons des données à caractère personnel vous concernant. Ces données sont collectées lors de votre accès et/ou votre inscription aux Web services via le site web www.321jobs.eu , y inclus dans ses déclinaisons sur les sites de ses Clients, ainsi que lors de toute utilisation ultérieure.

Les informations susceptibles d'être collectées automatiquement lors de chaque accès au site par tout Utilisateur sont par exemple: l'adresse IP qui vous est attribuée lors de votre connexion, la date et l'heure d'accès au site web ou à l'application, les pages consultées, le type de navigateur (browser) utilisé; la plate-forme et/ou le système d'exploitation installé sur l’appareil (ordinateur, tablette, smartphone, …); le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le site.

2.3.Données provenant de partenaires tiers 

Il est possible que nous recevions des données vous concernant en provenance de nos partenaires tiers, tels que des sous-traitants avec lesquels nous collaborons pour offrir un service, des annonceurs ou autres partenaires qui ont récolté vos données.

Ces transferts de données sont toujours effectués dans le respect de la législation applicable.

Il est également envisageable que nous traitions des données publiques vous concernant.

2.4. Données sensibles

En règle générale, 321jobs n'utilise pas vos données personnelles sensibles telles que les données relatives à votre orientation sexuelle, à vos croyances religieuses ou politiques, à votre santé ou à votre appartenance ethnique.  

Néanmoins, si des données sensibles sont présentes sur votre curriculum vitae, et que vous le joignez à une Candidature auprès d’un recruteur ou que vous donnez ce genre d’informations lors d’échanges électroniques, ce dernier aura accès à ces données.

3) Comment et pour quelles finalités utilisons-nous vos données?

Vos données sont susceptibles d'être collectées et traitées par 321jobs :

3.1.Dans le cadre de l’exécution de votre contrat

Vos données sont traitées par 321jobs lors de la conclusion d'un contrat relatif à la fourniture de produits et services proposés par 321jobs. 321jobs utilise ainsi notamment vos données :

• pour vous permettre de postuler à une offre d’emploi, vous abonner à des alertes jobs, et pour communiquer entre candidats et recruteurs;

• pour la fourniture / l’utilisation des produits et services commandés;

• pour l'établissement, l'émission et le recouvrement éventuel des factures et notes de crédit;

• dans le cadre de la gestion générale de la relation Client, notamment: la comptabilité, le service après-vente, l'envoi de notifications, le traitement de vos questions, de vos réclamations, de vos communications.

3.2.Lorsque nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données

En plus des traitements liés à l'exécution de votre contrat, 321jobs, dispose d'un intérêt légitime à procéder à des traitements qui ne sont pas directement nécessaires à l’exécution de votre contrat. Une analyse de chacun de ces traitements sera préalablement effectuée afin de garantir le respect de votre vie privée. Nous pouvons vous transmettre le résultat de ces analyses sur simple demande à l’adresse admin@321jobs.eu. 

Ci-dessous vous trouverez un aperçu des traitements qui sont fondés sur notre intérêt légitime :

• 321jobs peut traiter vos données afin de défendre ses intérêts lors de la gestion de contentieux, de litiges et/ou de procédures judiciaires;

• Vos données peuvent être traitées dans le cadre d'un audit de 321jobs par des société tierces;

• 321jobs traite vos données à des fins d'analyse et, notamment: l’analyse du comportement de nos Clients / Utilisateurs, analyse statistique. Le résultat de ces analyses permet l'amélioration de nos services, ainsi que l'établissement de rapports;

• 321jobs utilise vos données afin de simplifier votre parcours Client / Utilisateur et, d'éviter par exemple que vous ne soyez contraint de fournir plusieurs fois des informations déjà transmises précédemment;

• Vos données sont utilisées dans le cadre de la mise à jour continue de nos systèmes informatiques : ainsi, vos données sont utilisées dans le cadre de tests nécessaires aux développements informatiques que nous mettons en place;

• Vos données peuvent être utilisées pour l'évaluation, l'amélioration et le développement continus de nos systèmes, processus, campagnes publicitaires et ce, grâce par exemple à des simulations, des enquêtes de satisfaction ou encore l'analyse de vos données de navigation sur notre site internet. ;

• Le cas-échéant, vos données peuvent être traitées et cédées dans le cadre d’une cession de créances vous concernant à une société de recouvrement;

• Vos données peuvent enfin être utilisées afin de déterminer les produits et services qui pourraient vous intéresser et vous proposer des produits similaires à ceux dont vous bénéficiez déjà.

3.3.Afin de respecter une obligation légale

321jobs est susceptible de traiter vos données afin de respecter une obligation légale.

3.4. Avec votre consentement

Conformément à la réglementation en vigueur et uniquement avec votre consentement, 321jobs peut utiliser vos données afin de:

• Vous proposer des offres et communications commerciales personnalisées relatives aux produits et services proposés par 321jobs ;

• Vous adresser sa newsletter.

Vous avez la possibilité de gérer vos consentements à tout moment. Vous trouverez de plus amples informations concernant ce droit à l’article 5.5.

4)   Vos données sont-elles partagées ?

4.1.Vente de vos données

Nous vous garantissons que vos données ne sont pas vendues à des sociétés tierces.

4.2.Communication des données aux Sous-traitants 

Les sous-traitants avec lesquels nous travaillons sont soumis à des règles strictes de confidentialité et ne peuvent, sans votre accord, utiliser vos données pour d’autres fins que celles que nous leur imposons.

Vos données sont uniquement communiquées à nos sous-traitants afin de nous permettre d'effectuer une partie des tâches prévues par la présente Politique de vie privée.

Ainsi, vos données sont susceptibles d'être traitées par les sous-traitants suivants:

• Nos partenaires opérationnels: ces entreprises aident 321jobs dans l'accomplissement de ses obligations contractuelles. Elles s'occupent par exemple d'imprimer vos factures;

• Nos consultants : il s’agit de prestataires indépendants prestant des services pour le compte de 321jobs ;

• Nos partenaires dans le cadre de la fourniture des produits et services : ces entreprises agissent pour le compte de 321jobs dans le cadre de la fourniture des services proposés par 321jobs.

• Nos partenaires marketing: ces entreprises nous aident par exemple à effectuer des analyses sur vos données afin de nous aider à mieux vous servir.

• Nos partenaires informatiques: il est possible que nous recourions à des sociétés externes pour développer, améliorer, modifier, sécuriser, nos systèmes informatiques ou encore pour mettre à disposition des applications, outils, services, etc. utilisés dans le cadre des activités de 321jobs;

• Vos données peuvent être communiquées à des entreprises spécialisées dans les enquêtes de solvabilité;

• 321jobs peut communiquer vos données à des huissiers, avocats, banques et sociétés de recouvrement en cas de nécessité;

4.3.Communication des données aux partenaires commerciaux

Les partenaires commerciaux avec lesquels nous travaillons sont soumis à des règles strictes de confidentialité et ne peuvent, sans votre consentement, utiliser vos données pour d’autres fins que celles que nous leur imposons.

• Vos données sont susceptibles d’être communiquées à nos partenaires afin que ceux-ci vous proposent nos offres commerciales via leurs canaux de communication (par exemple: Facebook, Twitter, Linkedin, etc.);

• Vos données sont susceptibles d’être communiquées à nos partenaires en vue de vous exclure d’une communication de leur part (data matching) ;

4.4. Autres transferts

• En cas de cession d'une créance, certaines de vos données sont également cédées au cessionnaire. Ce dernier est alors autorisé à récupérer la créance pour son propre compte;

• 321jobs peut communiquer vos données aux autorités publiques citées à l'article 3.3. ; 

4.5. Transfert des données vers un pays non membre de l’Espace économique européen

321jobs transmet uniquement vos données vers un pays non membre de l’Espace économique européen (l’Espace économique européen est constitué des membres de l’Union européenne ainsi que l'Islande, la Norvège et le Liechtenstein) lorsque ce pays assure un niveau de protection adéquat au sens de la législation en vigueur ou dans les limites permises par la législation en vigueur, par exemple en assurant la protection des données par des dispositions contractuelles adaptées.

5)   Quels sont vos droits?

Vous avez plusieurs droits concernant le traitement de vos données. 321jobs fera le nécessaire pour satisfaire à vos demandes dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Vous disposez notamment des droits suivants :

5.1.Vous avez le droit d'accéder à vos données

• Si vous êtes un Client / Utilisateur ou un ancien Client / Utilisateur de 321jobs, vous avez le droit de consulter à tout moment vos données personnelles en vous connectant sur votre espace Utilisateur https://my.321jobs.eu/. Certaines données ne sont cependant pas directement visibles depuis votre espace Utilisateur et seulement consultables sur demande expresse. Par ailleurs, si vous avez demandé d’effacer votre compte, aucune donnée n’est conservée.

• Si vous n'êtes pas un Client / Utilisateur ou un ancien Client / Utilisateur de 321jobs, ainsi que pour toutes les données qui ne sont pas directement disponibles depuis votre espace Client, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1.

5.2.Vous avez le droit de rectifier vos données

Si vous êtes un Client / Utilisateur ou un ancien Client / Utilisateur de 321jobs et que vous constatez qu'une ou plusieurs de vos données sont incorrectes, vous avez la possibilité de les modifier directement dans votre espace Client (https://my.321jobs.eu/).

Si vous n'êtes pas un Client / Utilisateur ou un ancien Client / Utilisateur de 321jobs, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1.

5.3.Vous avez le droit de demander la suppression de vos données

Si vous souhaitez demander la suppression de vos données détenues par 321jobs, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1.. Si vous êtes un Candidat, vous pouvez également faire cette demande via votre espace Utilisateur https://my.321jobs.eu/.

Attention, si vous êtes un Client / recruteur ou un ancien Client / recruteur de 321jobs, certaines de vos données doivent obligatoirement être conservées pour les raisons suivantes :

• Clients / recruteurs actuels: nous avons besoin de conserver vos données : (i) pour la bonne exécution de votre contrat, c'est-à-dire pour continuer à fournir nos biens et services, envoyer des factures, etc. ; (ii) pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation (principalement obligation comptables et fiscales).

• Anciens Clients / recruteurs: nous conservons également  vos données : (i) s’il reste une somme due, c’est à dire si vous n’avez pas encore réglé toutes vos factures 321jobs ou si nous devons encore effectuer un paiement en votre faveur ; (ii) afin de pouvoir répondre à toute question ou plainte postérieurement à la fin du contrat ; ou (iii) pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation (principalement obligations comptables et fiscales).

Votre demande de suppression peut donc être refusée si vous êtes actuellement Client / recruteur 321jobs ou que vous l’avez été au cours des deux dernières années.

5.4.Vous avez le droit de demander une copie de vos données personnelles et d'en demander le transfert à un tiers (droit à la portabilité) 

Si vous êtes un Client / Utilisateur ou un ancien Client / Utilisateur de 321jobs, vous avez la possibilité de télécharger une copie des données que vous nous avez transmises directement depuis votre espace Client (https://my.321jobs.eu/).  

Si vous n'êtes pas un Client / Utilisateur ou un ancien Client /Utilisateur de 321jobs, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1.

5.5.Vous avez le droit de modifier vos consentements à tout moment

Si vous êtes un Client / Utilisateur ou un ancien Client / Utilisateur de 321jobs, vous avez la possibilité de gérer facilement vos préférences relatives à certains traitements de vos données par 321jobs directement depuis votre espace Client (https://my.321jobs.eu/).

Ces demandes de modification seront traitées immédiatement mais leur mise en œuvre ne sera pas forcément immédiate compte tenu des contraintes informatiques et techniques de 321jobs.

Si vous n'êtes pas un Client ou un ancien Client de 321jobs, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1.

Pour certaines voies de communication opérées par des sous-traitants ou des tiers (notamment Facebook, Twitter et Linkedin), vous pouvez gérer vos consentements directement sur le site web concerné (par exemple en modifiant vos préférences sur ces plateformes). 

5.6.Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez obtenir la limitation d’un traitement lorsque vous vous êtes opposé à ce traitement, lorsque vous contestez l’exactitude des données ou lorsque vous estimez que ce traitement est illicite.

Vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1.

5.7.Vous avez le droit  de vous opposer au traitement automatique de vos données

Certains traitements de données sont effectués sans intervention humaine, de manière automatisée. Vous avez le droit de vous opposer à ces traitements en justifiant votre demande.

Vous pouvez exercer votre droit en adressant une à l'adresse mail admin@321jobs.eu ou par courrier à l'adresse figurant au point 10.1. 

6)   Quelles mesures de sécurité appliquons-nous ?

6.1.Mesures techniques et organisationnelles 

321jobs prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates afin de garantir la sécurité de vos données personnelles.

Ainsi 321jobs met tout en œuvre pour prévoir des mesures qui empêchent, dans toute la mesure du possible :

• les accès ou modifications non autorisés aux données. Seules les personnes censées avoir accès à vos données dans le cadre de leur fonction y ont accès ;

• l'usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;

• la destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données.

Une veille continue de nos systèmes est par ailleurs en place afin de prévenir et faire face à toute attaque extérieure (piratage).

Enfin, l’ensemble des employés de 321jobs ayant accès à ces données sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

321jobs ne saurait toutefois être tenu pour responsable en cas de détournement de tout ou partie de ces données par un tiers et ce, malgré les mesures de sécurité adoptées.

6.2.Votre rôle

En tant qu’Utilisateur, ou ancien Utilisateur, vous avez aussi un rôle à jouer dans la protection de vos données personnelles. Par exemple, ne communiquez jamais à un tiers votre identifiant et le mot de passe de votre espace Client. Vos données personnelles y sont accessibles et pourraient alors être dérobées.

7)   Combien de temps gardons-nous vos données ?

321jobs conserve les données personnelles de ses Clients et Utilisateurs durant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies (cf. point 3).

321jobs peut également continuer à détenir des données personnelles concernant un ancien Client (Client inactif) :

• (i)  s’il reste une somme due, c’est à dire si vous n’avez pas encore réglé toutes vos factures 321jobs ou si nous devons encore effectuer un paiement en votre faveur ;

• (ii)  afin de pouvoir répondre à toute question ou plainte postérieurement à la fin du contrat ; ou

• (iii)  pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation (principalement obligations comptables et fiscales).

8)   Politique d'utilisation des Cookies

8.1.Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un « cookie » est un petit fichier texte contenant des informations sauvegardées par un site web sur un ordinateur ou par une application mobile sur un smartphone ou une tablette d’un Utilisateur.

Les cookies offrent la possibilité de vous identifier et de mémoriser différentes informations afin de vous faciliter la navigation sur un site/une application mobile, d’assurer le bon fonctionnement de ceux-ci ou de les rendre plus efficace, par exemple en mémorisant vos préférences linguistiques.

8.2.Quels cookies sont utilisés sur notre site Web et pourquoi ?

Nous utilisons différents types de cookies pour différentes raisons.

8.3.Comment paramétrer les cookies ?

Vous pouvez facilement supprimer, désactiver ou accepter à tout moment les cookies de notre site Web en configurant les paramètres de votre navigateur.

Chaque navigateur (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome etc.) a son propre mode de configuration de cookies. Pour connaître la procédure à suivre concernant votre navigateur vous pouvez vous rendre sur le site :  http://www.allaboutcookies.org/fr/gerer-les-cookies/.

Si vous utilisez différents ordinateurs, smartphones et/ou tablettes n’oubliez pas de configurer chaque équipement de manière à ce que chacun d’eux corresponde à vos préférences en termes de cookies.

8.4.Notre site fonctionnera-t-il toujours sans cookies ? 

Vous pourrez toujours consulter notre Site sans cookies mais certaines interactions pourraient ne pas fonctionner normalement.

9)   Modification de la Politique de vie privée

La présente Politique de vie privée peut faire l’objet d’adaptations ou d’élargissements, par exemple en cas de nouveaux développements ou de nouvelles obligations légales. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page.

Dernière modification: 24/05/2018

10) Contact

10.1.      Responsable de traitement

321jobs et ses filiales agissent en tant que responsables de traitement conjoints:

321jobs – e-thichr s.à.r.l.
6 rue Hasselt

L-9944 Beiler

Luxembourg

10.2. Responsable de la Protection des Données

Une personne a été désignée comme responsable de la protection des données à caractère personnel chez 321jobs.
Pour toute question, remarque ou réclamation, vous pouvez lui adresser un e-mail à l'adresse: admin@321jobs.eu.

10.3.      Autorité de contrôle
Vous disposez du droit d'introduire gratuitement une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, à savoir:

Commission nationale pour la protection des données
Service des réclamations
1, avenue du Rock’n’Roll
L-4361 Esch-sur-Alzette